Claire Burge, une nouvelle vie sans emails

Claire Burge

Au détour d'un fabuleux site web 99U, dédié à la productivité et aux idées, j'ai eu le plaisir de rencontrer Claire Burge.

Claire et moi avons échangé de nombreux emails, à la suite de son article, et nous avons décidé de publier une interview. Elle revient en détail sur son projet phare « Supprimer les emails » Oui ! c'est possible !

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Bonjour Claire. Quelles sont vos origines ?

Je suis originaire d'Afrique du Sud mais je vis et travaille désormais en Irlande en raison du développement et de la prospérité de la communauté High Tech de ce pays.

J'ai lu que vous pratiquez beaucoup le VTT. Est-ce en Irlande que vous en êtes tombée amoureuse ?

Je fais du vélo depuis mon enfance mais ce n'est effectivement que depuis que je suis en Irlande que je fais du VTT. Je suis tombée amoureuse des challenges qu'un pays au climat humide procure !

Quel est votre travail actuel ?

J'ai fondé « Get Organised Ireland » et je suis co-fondatrice de « Sorted Circus », a Get Organised spin out. Je suis aussi photographe spécialisée en aliments. J'ai besoin d'exercer plusieurs activités différentes afin de m'engager et de demeurer intéressée par chacune d'elles. Une semaine de travail monotone serait ma mort !

« Get organised » est une société de formation qui apporte des solutions de productivité à diverses structures. « Sorted Circus » est une proposition de formation en ligne qui sera lancée en 2014. Les process et systèmes d'organisation constituent l'essentiel de nos formations. Nous amenons des équipes très désorganisées à un niveau meilleur en leur apprenant à travailler à partir de process et systèmes.

J'ai écrit un livre intitulé : « Spin, Taking Your Creativity to the Nth Degree » (Spin, porter votre créativité au dernier degré). Cela serait le thème d'un autre grand article mais je crois que la productivité et la créativité sont les deux parties d'un tout qui demandent à travailler ensemble.

Pourquoi avez-vous choisi d'être travailleur indépendant ? N'était-ce pas un changement difficile ?

Devenir indépendant est un changement très difficile. Cela s'accompagne d'un lot d'incertitudes et vendre doit être une force, si l'on veut bâtir quelque chose dans la durée. J'ai choisi cette manière de travailler, car elle correspond à ma façon de travailler de manière optimale. Cela donne la liberté dont je souhaite disposer et correspond à mon besoin constant de m'engager avec des gens et des projets nouveaux.

Vous m'avez raconté que vous avez connu une révélation avec la gestion des emails...

Un jour, en rentrant chez moi, je me suis dit : « Pourquoi ne pas cesser d'utiliser les emails ?». Cette nuit-là, renonçant à m'endormir, j'imaginais ma vie sans email. J'aimais cette image. La même semaine, j'ai pris la décision de supprimer les emails de ma vie. Pour lancer cette expérience, je devais mesurer la différence de mes niveaux de productivité, avec et sans emails. J'ai démarré ma journée sans emails en installant RescueTime, un outil qui piste votre activité hebdomadaire et calcule votre niveau de productivité. Le système est totalement personnalisable. Cela m'a pris quelques heures pour entrer les sites en ligne et les outils qui constituent ma journée de travail. J'ai aussi saisi tous les sites que je considère comme des distractions. A partir de là, j'ai classé chacun sur une échelle allant de -2 à +2. J'ai travaillé normalement pendant une semaine afin de pouvoir procéder à une évaluation après l'introduction des changements. Mon score de productivité, à la fin d'une semaine normale avec emails était de 23%.

23%, c'est vraiment bas... Comment avez-vous informé vos contacts que vous abandonniez les emails ?

Effectivement, 23%, c'est vraiment bas, mais c'est la réalité du travail quotidien de la plupart des gens, à cause des interruptions et distractions que constituent les mails. Je voulais des données et des métriques sérieuses pour appuyer ma décision car je savais que ce serait utile pour durant l'aventure, c'est pourquoi j'ai mis en place ces métriques.

J'ai informé les gens de ma décision en pensant que ce serait la partie facile du processus. En fait, ce fut la partie la plus dure. J'ai fait un post sur Facebook, LinkedIn et Twitter pour annoncer ma décision. J'ai mis une réponse automatique sur mon email de ce type :

Sujet : Plus d'emails

Corps de texte

Comme la plupart d'entre vous le savent, je travaille cette année à réduire les emails avec la perspective de les exclure totalement de ma vie.

Voici mes raisons de le faire :

  • je pense que les emails sont une perte de temps

  • je pense qu'ils privent les gens d'un temps précieux qu'ils pourraient consacrer à un travail     productif sur des sujets qu'ils aiment.

  • je crois que les emails font doublon avec des systèmes que l'on utilise déjà. Il s'agit fondamentalement d'un système de notification pour transmettre des informations que l'on connaît déjà.

Je vous remercie de bien vouloir me contacter par les réseaux suivants : Twitter, Facebook, LinkedIn.

Merci de votre aide et, si vous êtes intéressés, j'aimerais que vous me rejoigniez dans ma démarche de simplification de mon espace et de mon temps.

Amicalement,

Claire

Cet email de réponse automatique a depuis été modifié. Voilà la version nouvelle :

Sujet : Vivre une vie libre de tout email ! Partagez ce plaisir !

Corps du texte :

J'ai expérimenté cette vie pendant un an puis j'ai renseigné complètement le processus. Une vie sans email est un vrai bonheur ! Découvrez cette expérience en suivant ce lien :

http://99u.com/articles/7274/how-i-gave-up-email-and-reclaimed-3-hours-a-day

Merci de me contacter par l'intermédiaire des liens suivants

Twitter : @claireburge

Facebook : http://www.facebook.com/claireburgephotography

LinkedIn : http://ie.linkedin/in/claireburge/

Quel changement audacieux ! Quelles furent leurs réactions ?

La réaction à ma décision fut intéressante. Quelques personnes décidèrent de me suivre. D'autres me dirent que j'étais folle. La réponse la plus intéressante vint de mes clients : ils furent sincèrement soulagés. Ma décision signifiant pour eux moins de mails à traiter, sans le souci d'avoir à fouiller dans la masse des emails quotidiens. Je me suis sentie encouragée. Je savais que j'étais sur quelque chose d'important.

Et maintenant, comment travaillez-vous avec eux ?

Je leur ai expliqué que tout le travail serait déplacé dans un espace collaboratif. J'ai mis en place des comptes avec Huddle, TeamworkPM, Basecamp et Asana. J'aurais aimé ne mettre en place qu'un seul outil mais chacune de ces plate-formes offre quelque chose d'unique dont mes clients respectifs ont besoin. Afin de ne pas causer une trop forte perturbation, j'ai décidé que je me devais de rencontrer les clients là où ils sont, sur les outils qu'ils utilisaient déjà. L'objectif premier de ces systèmes était de réduire le déluge d'emails et ce fut fait car les notifications d'emails peuvent être ainsi contrôlées.

J'ai incité également mes clients à classer leurs communications ainsi que suit :

  • traiter au quotidien ce qui ne doit pas être retenu comme des références futures

  • classer les informations importantes qui doivent être traitées prioritairement par les membres de l'équipe

  • classer les informations qui doivent être placées dans une liste de travail à faire (task list) parce qu'elles requièrent une action spécifique     

  • chaque outil de projet correspondait bien à ces trois types de communication. La section « messages » est approprié aux discussions quotidiennes. Toute l'information importante que l'équipe doit traiter plus tard à différentes reprises est référencée sur des tableaux ou des carnets facilement accessibles et toute information relative à des tâches à faire doit toujours être gérée dans la rubrique tâches de l'outil de gestion de projet.

Chaque client a effectué la transition avec facilité et tous ont mis en œuvre les mêmes instruments dans leurs propres entreprises.

Pouvez-vous nous en dire plus sur les bénéfices que vous constatez ?

La transition a été beaucoup plus facile que je le pensais et ce qui m'a le plus étonnée, c'est de voir comment les clients ont été soulagés d'effectuer ce changement avec moi. Les plus grands bénéfices que j'ai constatés comprennent les points suivants :

  • j'ai récupéré en moyenne trois heures pour chaque journée de travail

  • je peux rentrer à la maison et décrocher. Je cuisine, je fais de l'exercice et je lis le soir comme j'aime le faire et je pratique toutes ces activités sans me sentir coupable.

  • je ne commence plus mes journées avec les emails. A la place, j'ouvre l'outil de projet appartenant au client à qui j'apporte mon attention ce jour-là

  • je n'ai plus le besoin compulsif de vider ma boîte de réception en permanence

  • je traite moins de dix emails par jour

  • je n'ai plus besoin d'écrire des emails aux gens pour leur demander des rapports     d'avancement. Le système m'indique où ils en sont, s'ils ont besoin d'aide à cause de délais glissants ou si certains employés n'ont pas assez de travail.

Pour finir, mon score de productivité a progressé, de 23% lorsque j'utilisais les emails comme mon instrument de communication principal à 68% après une période de 10 mois !

Fantastique ! Je suis depuis longtemps un fan de la méthode « Inbox Zero » et j'utilise un système GTD pour tout mon travail professionnel… Mais, il me semble que vous améliorer ces idées en ajoutant la collaboration et le travail en équipe.

Oui, je connais les différents systèmes de productivité et ils ont tous des avantages significatifs. Je suis une grande fan du travail collaboratif car j'ai constaté moi-même idées stupéfiantes, dérivées ou créatives qui peuvent émerger des espaces de travail online. L'usage individuel d'un système de productivité est puissant pour l'individu mais ce pouvoir s'accroît de manière exponentielle lorsque les équipes commencent à travailler dans des environnements partagés avec les protocoles de productivité en place.

Partant de votre expérience, comment recommanderiez-vous à nos lecteurs de mettre en œuvre un système qui leur permettrait d'avoir une vie libre de tout email ?

Voici quelques indices, « à vue de nez »

  • Notez que cela demande un engagement. Au niveau fondamental, ce dont on parle, c'est un changement de comportement. Changer ses habitudes, c'est ce qui a de plus dur... nous le savons tous !

  • Vous rencontrerez une résistance de la part de nombreuses personnes autour de vous. Ayez une stratégie en place pour faire face à cela. Préparez-vous.

  • Soyez accommodant vis à vis des personnes qui ne peuvent conduire ce changement en raison de restrictions ou de process dans leur entreprises.

  • Si vous souhaitez que votre entreprise adopte ce système, défendez-le vis à vis de votre management et soutenez-le avec des faits réels sur la productivité (et les revenus) perdue à cause de votre pénible gestion des emails. Les responsables voient les choses     différemment au regard des chiffres. Je serais très heureuse de pouvoir vous aider avec ces statistiques si vous en avez besoin.     

  • Communiquez, communiquez, communiquez. Assurez-vous que chacun, autour de vous, est au courant de ce que vous faites et pourquoi vous le faites.

  • Pistez-vous vous-même ! Faire tout ça pour pas grand chose, ça serait dommage.

  • Comprenez la raison fondamentale pour laquelle vous voulez abandonner les mails. Il doit y avoir une ligne directrice derrière cette décision.

  • Choisissez un outil de projet de management et découvrez-le vraiment. Maîtrisez-le. Si vous n’arrêtez pas d'essayer de nouveau, aucun ne deviendra votre outil principal. Autrement dit, soyez constant.

Un dernier mot, Claire. Vous venez juste de publier un livre appelé Spin. Il semble que vous nous y enseigner comment développer notre créativité sans sacrifier notre productivité.

Oui, quand je travaille pour mes clients, je me rends compte que la créativité n'est pas un "luxe" comme le pensent certains. C'est un point essentiel pour la réussite en affaires. L'Internet a augmenté exponentiellement la vitesse du changement dans tous les secteurs d'activité. Seuls les plus créatifs et les plus productifs seront capables d'être en avance. Je l'observe sans cesse dans les entreprises : les employés créatifs et productifs, qui savent comment mesurer leur contribution a la "bottom line" de leur boîte, sont ceux qui innovent et ont le plus grand impact.

Described as part chaos, part rocket fuel. Claire Burge est une spécialiste de la productivité qui dirige la société internationale Get Organised en Irlande. Elle et son associé ont fondé Sorted Circus, qui sera lancé l'an prochain. Son livre sur la créativité s'appelle "Spin: Taking Your Creativity To The Nth Degree". Pour voir les delicieux mets qu'elle photographie, consultez on portfolio web.  Contactez la sur Twitter and LinkedIn.

Retrouvez Claire Burge :

Idée à retenir : Suivez le temps que vous passez par jour à traiter vos emails et autre taches récurrentes avec Rescue Time

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Posted on November 18, 2013 and filed under Interview.